در دنیای امروز و با پیشرفت تکنولوژی تمامی شرکت های کوچک و بزرگ و سازمان ها برای ایجاد نظم و وقت شناسی پرسنل از سیستم حضور و غیاب استفاده می کنند.

مدیران یک سازمان یا  شرکت ممکن است به دلایلی نیاز به دستگاه حضور و غیاب در مجموعه خود داشته باشند. از جمله این دلایل می توان به موارد زیر اشاره کرد:

ممکن است اولین دلیل مدیران برای حضور و غیاب، رعایت قوانین و مقرررات و  ورود و خروج منظم پرسنل باشد. درواقع وقتی پرسنل براساس تقویم ها و ساعت های مشخص شده در سیستم حضور و غیاب تردد انجام می دهند و گزارشات کارکرد آن ها به صورت منظم و دقیق ارائه می گردد، برای هر سازمان یا شرکتی حائز اهمیت می باشد.

استفاده از این سیستم های حضور و غیاب باعث می شود تا بار حسابداری کاهش یابد و محاسبه حقوق و دستمزد ماهیانه راحت تر انجام شود.  در این سیستم ها با توجه به عدم نیاز به ثبت اطلاعات به صورت دستی، افراد کمتری درگیر محاسبه کارکرد تردد پرسنل میشوند. در نتیجه دقت در محاسبات کارکرد و همچنین پرداخت حقوق بالا رفته و باعث بهبود عملکرد کلی مجموعه می شود.

این سیستم به ویژه می تواند برای مشاغل کوچک از لحاظ هزینه بسیار به صرفه باشد و پس انداز قابل توجهی را در بر داشته باشد. همچنین با توجه به عدم دخالت نیوری انسانی هزینه مجموعه کاهش میابد.

حضور غیاب آنلاین و مزایای این سیستم

وجود یک نظام قانونمند و عادلانه برای ثبت حضور و غیاب کارکنان لازمه هر شرکت یا سازمانی است. این نظام باعث می شود تا کارکنان وقت شناسی که به موقع در محل کار حضور پیدا می کنند و به موقع خارج می شوند یا گاهی اوقات اضافه کاری دارند، روحیه بهتری داشته باشند. چرا که بدون این سیستم تفاوتی میان کارمندان بی نظم و افراد مسئولیت پذیر و منظم وجود نخواهد داشت. درنتیجه باعث افزایش رضایت مندی و راندمان کاری پرسنل می شود.

امنیت ثبت و نگهداری اطلاعات در سیستم های حضور و غیاب جدید بسیار بالا می باشد و امکان از بین رفتن این اطلاعات بسیار کم است.

1. کنترل تردد پرسنل با استفاده از سیستم های سنتی بسیار وقت گیر و زمان بر است.
2. کاغذی بودن محاسبات حضور و غیاب در سیستم های سنتی، نتیجه و گزارش نهایی را به سرعت به دست مدیران نمی رساند.
3. با توجه به زمان بر بودن محاسبات، گزارشات حضور و غیاب  با تاخیر زیادی به واحد حقوق و دستمزد ارسال میشود.
4. کنترل تردد دستی باعث کاهش نظم و انضباط کاری و در نتیجه راندمان کاری پایین پرسنل میشود.
5. این سیستم ها باعث بالا رفتن اشتباه فردی و محاسباتی در کارکرد پرسنل میشود که دغدغه بسیاری از پرسنل و مدیران میباشد.
6. امنیت  اطلاعات در سیستم حضور و غیاب سنتی پایین است.
7. در سیستم های قدیم عدالت در بین کارمندان رعایت نمی شود.