سیستم حضور و غیاب را بشناسید

سیستم حضور و غیاب بهترین راهکار برای ثبت زمان تردد افراد داخل یک مجموعه می باشد. این مجموعه می‌تواند یک موسسه یا سازمان، شرکت، فروشگاه، اداره دولتی، باشگاه ورزشی یا هر مجموعه دیگری باشد. در گذشته ثبت حضورو غیاب افراد به صورت دستی و کاغذی یا از طریق ثبت در دفاتر مخصوص انجام میشد. این روش احتمال خطا در محاسبات را افزایش می داد.

با گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی سیستم های حضور و غیاب اتوماتیک آفلاین و آنلاین و با قابلیت های مختلفی به بازار عرضه شد. این سیستم ها شامل حضور و غیاب کارتی، اثر انگشت، تشخیص چهره، مکان یاب یا اپلیکیشن موبایل می باشند. شما می توانید با توجه به نیاز مجموعه خود این سیستم ها را تهیه نمایید.

در واقع این سیستم ها به شما کمک می‌کنند تا ورود و خروج کارکنان و تمامی افراد داخل مجموعه را به صورت اتوماتیک و بدون دخالت نیروی انسانی ثبت و عملکرد آن‌ها را با دقت بیشتری ارزیابی و مدیریت نمایید. درنتیجه محاسبه زمان کارکرد و حقوق بسیار ساده تر می شود. این دستگاه ها امروزه سیستم حضور غیاب نام دارند.

• صرفه جویی در وقت و هزینه‌های مجموعه
• افزایش راندمان کاریپرسنل سازمان
• قابلیت گزارش‌ گیری اطلاعات دریافتی از دستگاه حضور و غیاب
• پیشگیری از  تخلفات پرسنل در ثبت زمان ورود و خروج
• کاهش خطاها و دقت در محاسبات
• ایجاد احساس اعتماد بیشتر بین مدیران و پرسنل سازمان
• قابلیت محاسبه دقیق میزان کارکرد، تاخیر، تعجیل و اضافه کاری ماهانه پرسنل
• نگهداری دائم اطلاعات ورود و خروج کارکنان در سیستم

امروزه از سیستم حضور و غیاب به عنوان یکی از مهم‌ترین سیستم‌های لازم برای پیشبرد اهداف سازمان‌ها استفاده می شود. دلایل استفاده از سیستم حضور و غیاب در مجموعه شامل موارد زیر است:

خرید دستگاه حضور و غیاب آنلاین تیک باکس

هر مجموعه ای نیاز دارد تا زمان ورود و خروج و حضور یا غیبت پرسنل خود را مدیریت نماید. با توجه به پیچیدیگی در ثبت دقیق اطلاعات به صورت دستی و احتمال ایجاد خطا، لازم است تا از دستگاه حضور و غیاب در مجموعه استفاده کنیم. با استفاده از این سیستم می توان دقت عملکرد ثبت اطلاعات را افزایش داد.

ممکن است شما در مجموعه خود پرسنل زیاد با شغل های متفاوت داشته باشید. استفاده از دستگاه حضور و غیاب در مجموعه، باعث ایجاد نظم در ورود و خروج پرسنل می شود. این کار در افزایش بهره وری در عملکرد کارکنان و  پیشبرد اهداف سازمان کمک شایانی می کند.

مدیریت هر مجموعه باید بداند که کارکنان‌ مجموعه چگونه کار می‌کنند، چه زمانی در محل کار خود حضور دارند و چه زمانی از محل کار خارج می‌شوند. سیستم حضور و غیاب تمام این اطلاعات را به صورت دقیق و قابل فهم به شما ارائه کرده و باعث می‌شود عملکرد کارکنان خود را مدیریت نمایید. در این شرایط می توانید تعهد کاری و وضعیت دقیق فعالیت کارکنان خود را سنجیده و سیاست‌های کاری مختلف را پیاده‌سازی کنید.

برخی از شرکت‌های بیمه‌ در ایران برای تعیین حق بیمه کارکنان از داده‌های به دست آمده از سیستم‌های حضور و غیاب استفاده می‌کنند. این سیستم‌ها به شما امکان محاسبه دقیق ساعات کارکرد کارکنان را  می دهد. بنابراین می‌توانید با توجه به ساعات کارکرد پرسنل، به محاسبه دقیق دستمزد آن‌ها پرداخت.

برای انتخاب و خرید مناسب دستگاه حضور و غیاب، باید نکاتی را در نظر بگیرید تا تمام نیازهای مجموعه شما را برطرف کرده و برایتان مثمر ثمر واقع شود.

تعیین زمان ورود و خروج در شیفت ها و تشخیص هویت کارکنان متناسب با نوع فعالیتی که آن مجموعه دارد باید قابل تنظیم باشد. سیستم حضور غیاب باید قابلیت تنظیم و شخصی سازی مواردی مانند تعداد کارکنان، اوقات استراحت، مرخصی‌های ماهانه،ساعتی، ماموریت و …  را داشته باشد.

یکی دیگر از ویژگی‌های مهم، سهولت در نصب و  ساده بودن کار با منو‌ها و تنظیمات آن است. مدیر مجموعه بایستی بتواند به سادگی تنظیمات و تغییرات دلخواه خود را پیاده‌سازی نماید. پیش از خرید دستگاه حضور و غیاب اطمینان حاصل کنید که کار با دستگاه و نرم افزار مربوط به آن راحت و قابل فهم باشد و از پشتیبانی خوبی برخوردار باشد.

اگر دستگاهی که تهیه میکنید به صورت آفلاین باشد، قابلیت اتصال راحت به کامپیوتر و شبکه را داشته باشد. و اگر دستگاه شما آنلاین است و با فناوری ابری کار میکند،  قابلیت ارسال اطلاعات با سرعت بالا و کنترل لحظه ای تردد ها را داشته باشد.

تعداد کارکنان با گستردگی کار آن مجموعه رابطه مستقیم دارد. هرچه فعالیت‌های یک مجموعه بیشتر باشد، تعداد کارکنان آن نیز بیشتر میشود. طبیعی است سیستم حضور و غیابی که در سازمان استفاده می‌شود باید دارای ظرفیت بالا برای ثبت کارکنان باشد تا اگر فعالیت‌های مجموعه گسترش پیدا کرد، نیاز به استفاده از سیستم جدید وجود نداشته باشد.