چرا تعریف شیفت کاری حضور غیاب پرسنل لازم است؟

یکی از دغدغه های مدیران در هر کسب و کاری اعم از کسب و کارهای کوچک، متوسط و بزرگ، کنترل عملکرد پرسنل، نظارت بر ورود و خروج و تردد آن ها و مدت زمان کارکرد کارکنان می باشد. تعریف انواع شیفت کاری در هر سامانه حضور غیاب برای پرسنل و گروه بندی آن ها لازمه هر شرکت و سازمانی است. شما می توانید در نرم افزار حضورو غیاب تیک باکس با تعیین تمام جزییات برای ساعت ورود و خروج، تاخیر، تعجیل، اضافه کاری، تعیین زمان استراحت، کسر از کار و … در شیفت بندی، به کسب و کار خود نظم دهید و حضور و غیاب پرسنل را بهتر مدیریت کنید.

شیفت ثابت بیشترین کاربرد را در حضور و غیاب پرسنل دارد. از این شیفت زمانی استفاده می کنیم که پرسنل مجموعه موظف باشند در ساعت معینی در محل کار حضور یابند و در ساعت خاصی هم محل کار را ترک نمایند. معمولا بیشتر مشاغل و کسب و کارها به همین صورت شیفت تعریف می کنند. به این نوع شیفت،‌ شیفت ساده یا اداری نیز گفته می‌شود.

هر گونه تاخیر در ورود یا تعجیل در خروج از محل کار، به عنوان کسر از کار محسوب می شود. در نمایش تردد کارمندان تمامی این موارد نشان داده و محاسبه می شود. همچنین می توان برای ورود قبل از ساعت شروع کار و خروج بعد از ساعت پایان کار، متناسب با سیاست های کاری مجموعه، اضافه کاری تعریف کرد.

در این شیفت تمامی روزهای تعطیل رسمی و تعطیلات داخلی، تعطیل می باشد. حقوق، مزایا و بیمه در این روزها حتی بدون حضور فرد در مجموعه نیز محاسبه می شود. در صورت حضور فرد در محل کار در روز های تعطیل، اضافه کاری برای آن شخص محاسبه می گردد.

در شیفت آزاد یا ساعتی، زمان ورود و خروج کارکنان و مدت زمان کارکرد پرسنل اهمیت ندارد. در واقع این شیفت کارکرد ثابتی ندارد و هیچ ساعت کاری برای آن تعریف نمی‌شود. مجموع کارکرد در شیفت ساعتی، میزان ساعات حضور پرسنل در محل کار است، ممکن است در یک هفته، یکی از کارکنان 20 ساعت و پرسنل دیگری 50 ساعت تردد کرده باشد. پس در واقع در اسن شیفت؛ مدت زمان حضور پرسنل در محل کار معیار محاسبات می باشد.

مهم نیست که پرسنل چند ساعت در روز کار کنند. در پایان ماه، تمام ساعات کارکرد پرسنل در طول ماه محاسبه و بر اساس آن دستمزد پرداخت می‌گردد. برای شیفت ساعتی، کسر از کار نیز تعریف و محاسبه نمی‌شود. چرا که ساعات معینی جهت ورود و خروج پرسنل و مدت زمان موظفی خاصی جهت حضور در محل کار در نظر نمی گیریم. البته در برخی موارد پرسنل موظف به حضور مدت خاصی در محل کار هستند، مثلاً 44 ساعت در هفته، امّا آزادند در طول هفته این 44 ساعت را پر کنند.

این شیفت یکی از زیرمجموعه های شیفت ثابت است. در شیفت شناور، مقدار کسر از کار در واقع ساعات شناور می باشد. در این شیفت هر زمانی که بین ساعت شروع و کسر از کار ورود انجام شود، به همان میزان نیز ساعت پایان شیفت عقب می رود. شیفتی را در نظر بگیرید که طول شیفت 8 ساعت و ساعت شروع و پایان شیفت به ترتیب 08:00 و 16:00 باشد. اگر کسر از کار یعنی ساعت شناور را 2 ساعت در نظر بگیریم، در این حالت پرسنل می تواند به صورت شناور تا 2 ساعت از زمان شروع شیفت، ورود خود را ثبت نمایند. خروج پرسنل نیز با توجه به ورود ثبت شده شناور می شود. زمان اضافه کاری نیز بعد از ساعت شناور خروج محاسبه می گردد. مثلا اگر شخصی ساعت 08:20 وارد محل کار خود شود و در ساعت 16:20 از محل کار خارج شود، در صورت فعال بودن حالت شناور، برای ورود صبح تاخیری محاسبه نمی شود و ساعات کارکرد 8 ساعت محاسبه می گردد.

این شیفت را می توان برای کارکنانی که به صورت چرخشی یا نوبت کاری حضور دارند، تعریف کنیم. در شیفت متغیر،‌ پرسنل موظفند در ساعت‌های کاری تعیین شده در محل کار خود حاضر شوند و میزان تاخیر، تعجیل و اضافه کاری نیز بسته به ساعت‌های تعیین شده برای شروع و پایان شیفت محاسبه می‌گردد.

برای مثال در نشظر بگیرید در یک سازمان 2 گروه داریم که به صورت چرخشی یا همان نوبت کاری در شیفت صبح و شیفت شب و با ضریب چرخش  7 در محل کار حاضر می شوند، یعنی یک هفته گروه اول در شیفت صبح و گروه دوم در شیفت شب و هفته بعد به صورت برعکس گروه اول در شیفت شب و گروه دوم در شیفت صبح حضور دارند. برای این نوع تردد ما از شیفت های متغیر با حالت نوبت کاری استفاده می کنیم و تمامی محاسبات بر اساس این شیفت انجام می شود.

وقتی در مجموعه ای کارمندان هر روز به جای یک شیفت کاری، دو شیفت کاری دارند، یعنی باید در دو بازه زمانی در محل کار حضور داشته باشند، از این نوع شیفت متغیر استفاده می کنیم.

به عنوان مثال در یک فروشگاه کارمندان یک بخش باید از ساعت 08:00 تا 14:00 حاضر و سپس 2 ساعت تعطیل می شوند و پس از آن از ساعت 16 تا 20  دوباره باید در محل کار حضور داشته باشند.

برخی از شغل‌ها مانند پرستاری ساعت کاری منظمی ندارند و شیفت حضور کارکنان در محل کار از قاعده خاصی پیروی نمی‌کند. در شیفت نامنظم ممکن است فردی دو روز صبح کار و سپس یک روز شب کار یا عصر کار باشد و ممکن است در بین روزهای کاری، یک یا چند روز استراحت داشته باشند.

در تمامی شیفت های بالا شما می توانید ساعتی را برای ناهار و استراحت برای شیفت موزدنظر تعریف کنید و براساس آن تنظیم کنید که آیا این زمان از کارکرد پرسنل کسر گردد.

با توجه به معرفی انواع شیف کاری در بالا، شما می توانید بعد از تهیه دستگاه حضور و غیاب آنلاین تیک باکس، شیفت های کاری مورد نظر در مجموعه را با توجه به نیاز خود تعریف کنید و به پرسنل اختصاص دهید.

همین حالا دستگاه حضور و غیاب آنلاین تیک باکس را تهیه کنید.