شاید شما هم مدیر مجموعه و سازمانی باشد و مدیریت کارمندان و پرسنل مجموعه را انجام می دهید. یکی از چالش های موجود برای هر مدیر در هر سازمان، ایجاد نظم در ورود و خروج پرسنل و کنترل تردد آن ها است. پرسنل هر سازمان در واقع ستون اصلی آن سازمان می باشند و نظارت بر تردد و عملکرد آن ها نیز از بخش های اصلی و مهم هر مجموعه ای است. قوانین حضور و غیاب پرسنل در اینجا مسئله مهمی است. مطمئنا این کنترل و نظارت بسیار سخت است و بدون وجود دستگاه های حضور و غیاب تقریبا ناممکن می باشد. برای ایجاد نظم در بین پرسنل، قانون گذاری برای هر مجموعه لازم و ضروری است.

با استفاده از دستگاه های حضور و غیاب پرسنل، می توانید تردد کارکنان را کنترل و ورود و خروج آن ها را مدیریت کنید. در زیر نکات و سیاست های لازم برای تنظیم قوانین حضور و غیاب و تردد پرسنل ارائه می شود:

سعی کنید برای کارکنان خود و تردد آن ها در مجموعه سیاست کلی و قوانین حضور غیاب را در نظر بگیرید. این کار باعث ایجاد نظم در ورود و خروج افراد می شود. تلاش کنید این قوانین را منطقی و کاملا عادلانه در نظر بگیرید تا بتوانید محیط خوبی را برای پرسنل خود فراهم کنید.

کارفرما و تمام مدیران داخلی باید سعی کنند تا قوانین حضور غیاب تنظیم شده در سازمان را رعایت و اجرا نمایند. در صورت عدم رعایت این قوانین بی نظمی در سازمان ایجاد می شود و به دنبال آن هرینه هایی برای مجموعه به بار می آورد.

شما باید مطمئن شوید که مدیرانی که برای هر بخش انتخاب می کنید، شایستگی لازم را داشته باشند و بتوانند در تدوین برنامه های حضور و غیاب کمک کنند و آن را اجرا نمایند.

برای سازمان برنامه ی حضور غیاب پرسنل را متناسب با اهداف کسب و کار خود تعیین نمایید. اهداف تعیین شده باید کاملا واقع بینانه و متناسب با مدیریت و کنترل ورود و خروج کارکنان شما باشد. این برنامه باید برای تمام پرسنل شما قابل استفاده باشد.

سعی کنید برنامه حضور غیاب را با تمام کارمندان، مدیران و تمام کادر سازمان خود به اشتراک بگذارید. با این کار تمام پرسنل می توانند از تمام قوانین حضور و غیاب مطلع شوند و سوالات خود را در مورد آن مطرح کنند.

برای مرخصی پرسنل خود قوانینی را متناسب با قوانین کار در نظر بگیرید و به کارمندان توضیح دهید. سعی کنید این قوانین منعطف باشند تا پرسنل بتوانند از حق و حقوق خود به راحتی استفاده کنند و آرامش و آسایش خود را در کنار کار خود داشته باشند. چرا که ایجاد تعادل بین کار و زندگی شخصی افراد، باعث افزایش راندمان کاری می شود.

برنامه های مدیریت حضور و غیاب برای هر سازمان معمولا به صورت کلی تعیین می شود. ولی گاهی ممکن است افرادی در سازمان شاغل باشند که شرایط خاص جسمانی دارند یا از بیماری زمینه ای خاص یا مزمنی رنج می برند. قوانین حضور و غیاب و همچنین مرخصی و استراحت را برای این افراد نیز در نظر بگیرید.